Cómo estructurar un sistema de gestión de proyectos que realmente funcione
Después de años ayudando a equipos digitales a implementar herramientas de gestión, desde agencias hasta startups y departamentos internos, he visto un patrón que se repite como una maldición silenciosa: los sistemas no fallan por falta de funcionalidades, sino por exceso de complejidad.
En este artículo, desgloso por qué ocurre, cómo evitarlo y qué estructura mínima necesitas para que la gestión deje de ser una carga y empiece a ser útil.
El mito del sistema perfecto
Cuando un equipo decide “organizarse mejor”, lo habitual es pensar que necesita una herramienta nueva, más potente, más flexible, más “completa”. Se lanzan a evaluar plataformas: Notion, ClickUp, Jira, Asana, Monday, Airtable, Trello… y el objetivo cambia sutilmente: ya no es trabajar mejor, sino encontrar el sistema perfecto.
Spoiler: no existe. Y lo que es peor: intentar construirlo suele empeorar las cosas.
El problema de la sobre-ingeniería
“Queremos capturarlo todo”
Con las mejores intenciones, muchos equipos diseñan sistemas ultra completos. Añaden campos para cada fase, cada tipo de tarea, cada métrica que algún día podrían querer medir. Integraciones automáticas, automatizaciones condicionales, vistas por tipo de recurso, etiquetas por tipo de cliente…
¿El resultado?
- Tareas que requieren 10 clics para crearse.
- Formularios con más campos que sentido común.
- Gente que evita abrir el sistema.
- Vuelta al caos: decisiones por WhatsApp, tareas por Slack, fechas por email y seguimiento en la cabeza de cada quien.
La complejidad mata la adopción. Y sin adopción, no hay sistema.
Los 3 pilares de un sistema que sí funciona
1. Simplicidad ante todo
La regla de oro:
Debe ser más fácil usar el sistema que no usarlo.
Eso significa:
- Crear una tarea en menos de 30 segundos.
- Ver lo que tengo que hacer hoy sin pensar.
- Actualizar el estado de un proyecto sin tener que ir por tres paneles.
Si para ver lo urgente tengo que navegar por cinco etiquetas y dos filtros, el sistema no está ayudando: está estorbando.
2. Información justa y necesaria
Cada campo adicional es una fricción. Cada etiqueta que “podríamos usar en el futuro” es un clic innecesario hoy.
Un buen sistema empieza con lo mínimo viable:
- Título
- Responsable
- Fecha límite
Eso es todo. Si con eso no puedes trabajar, ningún campo extra va a solucionarlo.
No gestiones lo que no vas a usar.
3. Flujos naturales, no artificiales
Un error común: diseñar el sistema según cómo debería funcionar el equipo, no como realmente trabaja.
Ejemplo real:
Un equipo revisa los proyectos cada lunes, pero el sistema no tiene una vista clara de “qué está en marcha”. Resultado: los lunes se usan para actualizar el sistema, no para revisar los proyectos.
Un buen sistema:
- Refleja los ritmos reales del equipo.
- Se adapta a sus canales de comunicación.
- Permite seguir trabajando como ya lo hacen, pero con más visibilidad.
No estás creando un nuevo proceso. Estás dando soporte al que ya existe.
¿Cómo se implementa esto en la práctica?
Los sistemas de gestión que mejor funcionan no empiezan con 10 dashboards y un flujo automatizado de 7 pasos. Empiezan con 3 vistas básicas que responden a 3 preguntas fundamentales:
1. ¿Qué está haciendo cada persona esta semana?
Una vista clara de tareas activas por persona. Sin ruido.
→ Ideal: vista Kanban o tabla por responsable, filtrada por semana actual.
2. ¿En qué estado está cada proyecto?
Un panel por proyecto con estado general y próximos hitos.
→ Ideal: vista de resumen por proyecto, sin tener que entrar uno por uno.
3. ¿Qué necesita atención urgente?
Tareas bloqueadas, retrasadas o sin responsable.
→ Ideal: vista filtrada por prioridad alta y deadline cercano/pasado.
Con estas 3 vistas funcionales, puedes gestionar el 90% de tu operación digital. Todo lo demás —reportes automáticos, etiquetas de colores, automatizaciones— viene después.
El secreto del mantenimiento: el guardián del sistema
Un sistema abandonado es peor que no tener ninguno. Genera desconfianza, trabajo duplicado y sensación de caos.
Por eso necesitas una figura clave:
El guardián del sistema.
No es un rol técnico. Es alguien que:
- Revisa que la información esté actualizada.
- Elimina tareas obsoletas.
- Reorganiza cuando el sistema empieza a desbordarse.
- Recuerda al equipo que el sistema existe para facilitar, no para complicar.
Este rol puede rotar. Pero debe existir.
¿Qué pasa cuando el sistema se vuelve parte del trabajo?
Cuando el sistema está bien diseñado, ocurre algo mágico:
no necesitas recordar actualizarlo. Lo haces mientras trabajas.
- Terminas una tarea y la marcas como hecha porque es más fácil que explicarlo por Slack.
- Planificas tu semana en la herramienta porque ahí está todo.
- Tomas decisiones con datos porque confías en que están actualizados.
Ese es el objetivo real: que el sistema desaparezca. Que no sea una capa más de trabajo, sino el soporte invisible del trabajo que ya haces.
Checklist: ¿tu sistema de gestión está funcionando?
Haz este autodiagnóstico rápido:
- ✅ ¿Puedes ver en 1 minuto lo que tienes que hacer hoy?
- ✅ ¿Tu equipo consulta el sistema sin que se lo recuerden?
- ✅ ¿Las tareas tienen solo la información necesaria?
- ✅ ¿Hay una persona responsable del mantenimiento del sistema?
- ✅ ¿El sistema refleja cómo trabaja realmente tu equipo?
Si has respondido “no” a más de dos… toca simplificar.
Conclusión: menos sistema, más gestión
No necesitas otra herramienta.
No necesitas otra automatización.
No necesitas un curso de productividad.
Necesitas reducir.
- Menos campos.
- Menos clics.
- Menos complejidad.
Y más enfoque en lo que de verdad importa:
- ¿Qué hay que hacer?
- ¿Quién lo hace?
- ¿Cuándo?
Eso es la gestión de proyectos. Todo lo demás es decoración.
¿Tu equipo está atrapado en un sistema que nadie usa?
En jjrblik.com ayudo a equipos digitales a recuperar el control de su operación, sin quemarse en el intento.
¿Quieres una auditoría rápida de tu sistema actual? Escríbeme.
O suscríbete para recibir más guías como esta, sin postureo y sin promesas vacías.
Gmail
Thunderbird
Outlook
Maquetar la firma de correo
Usando un maquetador gratuito
Hay muchas maneras de maquetar tu firma de correo y todo dependerá de la inversión en tiempo, dinero o ambos que quieras hacer.
En el lado de no gastarte un euro y dedicarle poco tiempo tenemos la posibilidad de crear una firma más que decente con el creador de firmas de Hubspot.
Es absolutamente gratuito y su “What’s in it for me?” (lo que sacan ellos) es que al crear tu firma tienes que introducir tu correo y por ahí entras en su base de datos de marketing. No es mal precio para que te echen un cable con la firma.
La desventaja es que al crearla automáticamente, el código generado no está formateado y tendrás dificultades si quieres retocarlo o modificarlo.
Aquí abajo te dejo un fragmento del código generado. Cómo ves, no tiene saltos de carro ni tabulaciones.
<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" class="table__StyledTable-sc-1avdl6r-0 jKaNHW" style="vertical-align: -webkit-baseline-middle; font-size: small; font-family: Arial;"><tbody><tr><td><table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" class="table__StyledTable-sc-1avdl6r-0 jKaNHW" style="vertical-align: -webkit-baseline-middle; font-size: small; font-family: Arial;"><tbody><tr><td style="vertical-align: top;"><table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" class="table__StyledTable-sc-1avdl6r-0 jKaNHW" style="vertical-align: -webkit-baseline-middle; font-size: small; font-family: Arial;"><tbody><tr><td class="template1__ImageContainer-sc-nmby7a-0 jyXoAA" style="text-align: center;"><img decoding="async" src="https://jjrblik.com/avatar-digitalpm.png" role="presentation" width="130" class="image__StyledImage-sc-hupvqm-0 iQUdAH" style="display: block; max-width: 128px;"></td></tr>
Maquetandola con código HTML
La opción por la que siempre me decanto para mi o mis clientes es hacerla directamente en código HTML con el CSS embebido.
Algunos gestores de correo permiten cierta libertad a la hora de diseñar pero otros sin embargo se ponen un poco quisquillosos si los estilos de los elementos están en la cabecera del código o directamente externos al HTML.
Yo lo hago todo a la antigua, artesanalmente y sin mucha floritura.
La desventaja es que le tienes que dedicar tiempo (o dinero si tienes que encargarla) para que quede algo “guapo”.
Configurar una firma de email en Gmail
Empezaré a explicarte como configurar la firma en Gmail porque es un gestor de correo al que puedes acceder desde el navegador, y que mucha gente usa.
En todos los apartados donde explico como configurar la firma doy por hecho que ya tienes una cuenta de correo configurada.
Hacemos click en “See all settings” para ver todas las opciones de configuración de Gmail.
Hacemos scrolling hasta Signature y hacemos click en (+) para añadir nuestra firma.
Abrimos nuestra firma en HTML con Chrome y seleccionala al completo con
- MacOs: Commando + A
- Windows: Control + A
- MacOs: Commando + C
- Windows: Control + C
Volvemos a la ventana con el panel de opciones de Gmail y pegamos la firma:
- MacOs: Commando + V
- Windows: Control + V
Ahora solo tendréis que hacer scrolling hacia abajo y guardar las modificaciones.
Ahora al redactar un email podréis elegir entre las firmas que tengáis instaladas.
Configurar la firma de correo en Mozilla Thunderbird
Hacemos click en los ajustes de Thunderbird.
Tras esto haremos click en Configuración de la cuenta.
Hacemos un poco de scrolling hasta llegar al apartado de la firma.
Marcamos el checkbox y cortamos y pegamos el código HTML de nuestra firma.
Una vez hecho esto ya podemos cerrar esa pestaña y empezar a usar la firma con normalidad.
Puede que te aparezcan unas líneas delimitando las celdas de la tabla maquetada con HTML. No te preocupes por eso. Si haces una prueba de envío verás que dichas líneas no aparecen en el entregado.
Configurar la firma de correo en Microsoft Outlook
Si has intentado hacer lo mismo en Outlook que para Thunderbird, te habrás encontrado con que la firma no se respeta del todo.
Esto se debe a que Outlook trabaja con su propio sistema de maquetación por tablas (un sistema que comparte con todo el ecosistema 365), por lo que la mejor manera de tener una firma lo más parecida al diseño es maquetarla directamente en Microsoft Word usando tablas.
En la imagen superior, al seleccionar todo en el documento Word, podemos ver la estructura de tablas con celdas sobre la que he maquetado la firma.
Ya solo quedaría ir a Outlook>ajustes>firmas
Hacemos click en el símbolo (+) para crear otra firma y en el espacio de la derecha pegamos la firma que acabamos de seleccionar y copiar.
Configurar la firma de correo en Mail de MacOs
Y por fin estamos ante la gran ballena blanca de las firmas de correo. Mail de MacOs es conocida por muchas cosas, buenas y malas, y una de ellas es lo complicado que resulta maquetar una simple firma de correo.
Vamos paso a paso.
Accedemos a Mail, donde partimos con que ya tienes la cuenta configurada.
Entramos en ajustes > firmas
Hacemos click en el símbolo (+) y vemos que se crea una firma nueva (bastante simplona).
Cerramos del todo Mail y volvemos a abrirlo para asegurarnos que la firma sigue ahí.
A veces si tenemos Mail configurado con iCloud nos puede generar un problema y no guardarse la firma que acabamos de crear. Haciendo esto último nos aseguramos de que la firma está creada.
Si no estuviera la firma, solo tendrías que entrar en iCloud, desmarcar Mail en la sincronización con iCloud y repetir los pasos de creación de la firma.
Una vez que hemos verificado que la firma sigue ahí después de reiniciar Mail, volvemos a cerrarlo del todo.
Nos vamos al directorio de firma del mail en la siguiente ruta:
tunombredeusuario/biblioteca
Encontraremos un archivo con un nombre alfanumérico seguido de la terminación .mailsignature.
Lo abriremos con cualquier editor de texto plano, TextEdit está estupendo para esto.
Ahora sustituiremos con nuestra firma en HTML todo lo que haya por debajo de:
Content-Transfer-Encoding: 7bit
Content-Type: text/html;
charset=us-ascii
Message-Id: <7C2C86B3-56F7-4584-BFB6-C4C94C4070AD>
Mime-Version: 1.0 (Mac OS X Mail 16.0 \(3774.500.171.1.1\))
Una vez sistituido, lo guardamos y marcamos el bloqueo del archivo para que Mail no lo pueda modificar.
Ahora, al abrir Mail, podréis usar vuestra firma personalizada con total normalidad.
Recomendaciones
Vamos con unas últimas recomendaciones para que le des a tope a tu firma de correo.
- Simplicidad: No sobrecargues la firma con demasiada información. Sé conciso y sólo incluye lo esencial.
- Consistencia de marca: Si trabajas en una empresa, asegúrate de que tu firma refleje el estilo y los colores de la marca.
- Formatos limpios y legibles: Usa fuentes comunes (Arial, Calibri, Verdana) y mantén un tamaño de letra estándar. Cualquier cosa que salga de esta norma puede dar resultados inesperados.
- Optimización para dispositivos móviles: Asegúrate de que tu firma se vea bien en móviles, ya que muchos usuarios revisan su correo desde sus teléfonos.
- Evita información innecesaria: No sobrecargues con múltiples números de teléfono o redes sociales. Selecciona lo más relevante.
- Cumplimiento con normativas: Asegúrate de incluir toda la información requerida por ley, como direcciones de empresa o avisos legales, si corresponde a tu país o sector.
Conclusiones
Pensar que una firma de correo es algo propio de empresas o profesionales es un error. Configurar una firma de email no solo te ayudará a mejorar la imagen de tu marca personal, sino que también permitirá que tu agenda tenga a mano tu información de contacto.
Sea cual sea el gestor que utilices, y a que te dediques, quiérete mucho, configura una firma y deja claro a tus remitentes quien les esta escribiendo.